Ci sono volte in cui per esigenze lavorative un dipendente si ritrova di fronte alla necessità di effettuare spese extra anticipandole di tasca sua, benché siano obbligatorie per portare avanti un’attività lavorativa.
Sono questi i casi ad esempio di un pranzo di lavoro, una trasferta o un viaggio d’affari, in cui il dipendente paga di tasca propria, appunto, il conto, la benzina o il casello autostradale.
Non sono spese che spettano effettivamente a lui e per questo il datore di lavoro ha l’obbligo, di fronte a questi casi, di effettuare un rimborso.
Si tratta di un rimborso formale, che deve essere certificato e attestato, in quanto andrà rilasciato in busta paga, e per questo necessita di un documento ufficiale che lo certifichi: la nota spese dipendenti.
Che cos’è la nota spese?
La nota spese, come dicevamo, è il documento che attesta il rimborso dovuto al dipendente. Rimborso che deve essere rilasciato di fronte a una determinata condizione: devono essere rimborsate, infatti, tutte le spese effettuate dal lavoratore in merito alla sua attività lavorativa effettuate al di fuori dell'azienda.
Tra le più comuni, rientrano perciò nell’obbligo di rimborso le spese di:
- Trasferte, ovvero lo spostamento momentaneo della sede di lavoro
- Incontri con i clienti o con i fornitori che implicano degli spostamenti o spese extra, come parcheggi, biglietti dei mezzi pubblici, conti al ristorante ecc.
- Corsi di formazione fuori dalla sede di lavoro e quindi non finanziati direttamente dal datore ma che sono necessari ugualmente al proseguimento dell’attività lavorativa.
Il lavoratore si ritroverà il più delle volte ad anticipare il pagamento di queste somme, ma è suo dovere conservare tutti gli scontrini, le ricevute, le fatture e tutta la documentazione fiscale che attesti tali spese.
Tutta questa documentazione gli sarà poi necessaria a compilare la nota spese, che andrà presentata al datore di lavoro affinché rilasci il rimborso direttamente in busta paga. Successivamente, questa verrà archiviata in contabilità, ben conservata in caso di un eventuale controllo del Fisco.
Come si compila la nota spese su Excel?
Non esiste un documento unico e ufficiale da compilare, ma il modello della nota spese verrà preparato e rilasciato direttamente dal datore di lavoro.
Sarà perciò suo compito prepararlo e assicurarsi che abbia al suo interno tutte le voci principali per essere esaustivo nelle informazioni che contiene. Il datore ha libertà di aggiungere le voci che vuole, per rendere le informazioni il più dettagliate possibile in base alle sue esigenze, ma ce ne sono alcune devono essere obbligatoriamente presenti e sono:
- I dati anagrafici del dipendente.
- I riferimenti aziendali, con ragione sociale e indirizzo.
- Le date a cui fa riferimento il rimborso.
- La data di compilazione della nota spese.
- Le voci relative alle spese sostenute e quindi se stiamo andando a rimborsare un alloggio, la benzina, uno scontrino ecc.
- L’importo preciso di ciascuna voce spesa e il totale.
Per preparare questo modello il più delle volte i datori utilizzano comunemente Excel, uno dei software più conosciuti, ma non è l’unico mezzo disponibile e questo rischia anche di dar vita a degli errori.
Quali sono le valide alternative ad excel?
La nota spese può essere compilata in più modi, non essendoci una regola dietro se non l’obbligatorietà legata ai dati che devono essere riportati.
Perciò il datore può scegliere di preparare il modello nel modo che più preferisce, a mano su foglio, usando Word o, scelta presa da molti, Excel in modo da inserire le formule e far fare al software tutti i calcoli relativi al totale del rimborso.
Preparare una nota spesa in questo modo però è estremamente lungo, complesso e può comportare facilmente degli errori, a volte anche gravi, perché l’affidabilità e la veridicità del documento è totalmente a carico del datore che, per quanto accurato, è pur sempre un essere umano.
È facilmente, soprattutto a fronte di molte ricevute, perdersi qualcosa, commettere qualche errore di calcolo o di trascrittura.
Ricordiamo che si tratta di un documento ufficiale e questo significa che se venisse riportato un errore non visto, in caso di controlli da parte del Fisco il rischio è quello di incorrere in sanzioni anche molto onerose.
Per questo esiste la possibilità di utilizzare dei software online, che oltre a garantire l’assenza di errori offre molti altri vantaggi come:
- La possibilità di accedere online da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.
- La condivisione istantanea dei dati tra dipendenti, datore e commercialista.
- La digitalizzazione della documentazione, con certezza di non perderla.
- Velocità nella preparazione e rilascio del documento, essendo già pronto.
- Molte altre funzionalità aggiunte, tra cui anche la possibilità di integrare il servizio ad altri utili all’azienda.
Riassumendo
Alcune volte il dipendente è tenuto a sostenere delle spese che in realtà sono a carico del datore del lavoro.
In questo caso è necessaria la compilazione, insieme al lavoratore, della nota spese: un documento utile a calcolare il rimborso dovuto e soprattutto certificare le spese così da poter tenere bene traccia di tutte le uscite aziendali e non incorrere in sanzioni da parte del Fisco.
Esistono vari modi di preparare una nota spese, ma attualmente quello più sicuro sembra essere l’uso di software online.
