Da giovedì 1 febbraio 2018 ogni cittadino che accede al Comune di Scandicci si reca al Punto Comune al primo piano del Palazzo Comunale, aperto con orario continuato dal lunedì al venerdì dalle 8 alle 18,30 e il sabato mattina dalle 8 alle 12,45: nel caso abbia bisogno di un servizio base, o di un’informazione riguardante i servizi comunali, avrà risposta direttamente sul posto dagli addetti del team del nuovo front office unificato, formato da 11 persone selezionate e opportunamente formate per garantire la massima efficienza e correttezza nelle risposte, in un ambiente totalmente rinnovato aperto dallo scorso 16 ottobre; nel caso invece il cittadino abbia bisogno di un servizio tecnico o specialistico di secondo livello, oppure di informazioni approfondite riguardanti situazioni personali, il personale del front office unico Punto Comune contatterà gli uffici competenti e concorderà un appuntamento con la persona interessata. Il nuovo front office unico Punto Comune conclude quindi il periodo sperimentale iniziato a metà ottobre 2017 con l’apertura del nuovo ambiente - realizzato con box di cristallo, plexiglass, schermi informativi, sedute per l’attesa e sistemi informatizzati per ridurre al massimo i tempi in fila – e va a regime con la seconda fase di attuazione dei servizi che coincide con la chiusura al pubblico dei restanti uffici comunali, che si relazioneranno con i cittadini esclusivamente su appuntamento: con questa nuova modalità, i servizi di back office dell’Amministrazione Comunale si dedicano a tempo pieno a portare a termine le proprie attività, che poi si concretizzano in risposte ai cittadini ancora più precise e puntuali.
“Punto Comune. Semplice, integrato, unico” diventa così a tutti gli effetti un unico luogo per ogni servizio di primo livello del Comune - dai certificati di Stato civile all’iscrizione alle mense scolastiche, dalla Carta d’identità alla presentazione di pratiche, dalla richiesta di moduli all’autentica di firme – aperto al primo piano del Palazzo Comunale di Scandicci, con accesso dalla terrazza pensile del Municipio o tramite ascensori dall’ingresso di via Pantin.
I nuovi locali sono suddivisi in un’area di prima accoglienza Info Point - dove è possibile chiedere informazioni oppure prendere il numero per accedere ai servizi successivi – in salette di attesa, in quattro postazioni dove gli addetti ricevono il pubblico per avviare le diverse pratiche, e in tre postazioni per l’attività di back office, che all’occorrenza (in caso di afflussi straordinari di utenze), potranno passare istantaneamente all’attività di ricevimento del pubblico, grazie ad un sistema di massima flessibilità finalizzato al miglior servizio possibile per i cittadini.
La fase iniziale di rodaggio da ottobre 2017 a gennaio 2018 - per un servizio assolutamente nuovo nel rapporto tra le persone e i servizi dell’Amministrazione Comunale - è stato necessario anche per verificare le esigenze reali dei cittadini, i momenti di massima affluenza e i tempi organizzativi delle diverse attività, grazie a sistemi digitalizzati di monitoraggio e reportistica, con l’obiettivo di calibrare al meglio il front office unificato “Punto Comune”. .
Ogni anno sono circa 120 mila i contatti tra il Comune e i cittadini, 58.300 dei quali avvenivano all’Ufficio relazioni con il pubblico.
A questa seconda fase ne seguirà una terza nei prossimi mesi, la fornitura al Punto Comune di ulteriori servizi come l’iscrizione scolastica, il pagamento della mensa e delle multe.
Per realizzare il front office unificato “Punto Comune” l’Amministrazione Comunale ha investito 586.530,44 euro iva inclusa per il primo lotto relativo ai lavori edili al primo piano del Municipio, e 217.166,97 euro iva inclusa per il secondo lotto per i lavori di realizzazione dei nuovi ambienti.
Fonte: Comune di Scandicci - Ufficio stampa
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